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如何组织一次高效率的会议?

作者:上海人力资源培训  发布时间:2019-02-18  来源:上海人力资源培训

  很多时候,会议效果不好,是准备工作没有做足。

  为了尊重别人的时间,提升会议的高效和有效性,提前准备会议方案还是很有必要的。

  1.会议时长

  会议不是越长越好,人全神贯注的注意力最多只保持40分钟,所以每一次会议最佳的时长应不超过一个小时。

  能一个小时开完的,绝不多开一分钟。

  就像吃东西,吃多少,拿多少,不要往盘子里放太多东西,尽管3分钟看似不长,但这种坏习惯会导致累计浪费几个小时,你给自己的时间比原本需要的时间多,就相当于把宝贵的时间都扔掉了。

  所以组织者一定要根据会议的主题、目的及发言的人数设置合适的总时长,并且在过程中进行提醒。

  乔治.伯思斯说“优质讲话的秘诀在于有一个好的开头和结尾,并让两者尽可能地接近。”

  2.会议主题及目的

  会议的主题务必清晰明确,主题即是本次会议讨论的议题,以及围绕此议题,最终要解决哪些问题,达成什么样的目标。

  是为了对关键事件做出重大决策,还是仅限对某个主题进行讨论,是只需在规定的时间内完成任务,还是要在明确的时间点提交意见和结果。

  并且,会议主题不宜过多,本着开一次会议至少要解决一个实际的问题。

  同时,让与会者清楚各自的角色,和需要为此主题做哪些相应的准备。

  3.合适的参与人

  在会议中经常会出现一些看似相关,其实并不直接相关的人,导致会议延迟和效果不佳。

  除了会议发起部门及相关人之外,和此会议有直接利益或后续直接负责此项工作及对接的人员参与,其他如“间接负责的人、或通过部门长即可将工作安排下去的、不需要发言和记录,未准备充分的人等”其实未必都需要参加。

  合适的参与人,既能提升会议的有效性,也是尊重他人的时间。

  4.会议的风格

  会议风格指的是会议通过什么样的形式进行。

  是坐着开会,还是站着完成。是用ppt展示,还是直接对话的方式。

  能站着就开完的,尽量不要坐着,坐着开会虽然舒适,但会让与会者忽略时间的流逝。

  并且发言的人要站在参会的人群之间,这种暗示会议时间不会太长,可以给大家一种超时的紧迫感,不会持续很久,这样会更快说到重点。

  若不用ppt,可以让参会的人更能将注意力放在你的身上,也会让主讲人讲的更精简和高效一些。

  当你说的内容越少的时候,听众反而听到的内容越多。

  5.会议中要各司其职

  会议中的每个角色明确分工也是保障会议有效的前提。

  谁来发起组织开会更合适;

  谁来主讲,主讲的内容是什么;

  参与的人除了作为听众,还需要做哪些事情;

  谁来记录合适,有没有提前准备好记录的电子表模板;

  清晰的职责分工,可以让会议更高效,有效地调动各方资源的同时,让会议更顺利进行下去,同时保证最终的效果和目的。

  6.提前发布会议通知

  这一条也非常的重要。

  尤其是和Boss相关,需要其决策的会议,需要做到提前,再提前。

  一是老板的时间需要提前预约;

  二是若有需要调整的你还可以来得及修改;

  三是让决策人提前清楚他需要做哪些事情,方便你在会议中就重点和其进行沟通。

  四是有利于老板后续更快地对你的方案进行决策和给出明确的意见。

  尤其是非常重大重要,涉及到多方部门及利益的会议,一份全面细致,准备充分的会议方案是必不可少的,也是会议组织成功的保障。

 

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